W erze postępującej cyfryzacji strony coraz częściej decydują się na zawieranie umów przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jednak co w sytuacji, jeżeli kontrakt ma zostać podpisany przy wykorzystaniu różnych rodzajów podpisów?

Tradycyjną i najpopularniejszą formą zawarcia umowy jest oczywiście zwykła forma pisemna, a zatem złożenie przez strony własnoręcznych podpisów na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany (art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego[1]).

W przypadku umowy zawieranej w formie elektronicznej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ § 1 Kodeksu cywilnego).

Co niezwykle istotne, zgodnie z art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Czy dopuszczalne jest zatem, aby jedna ze stron złożyła własnoręczny podpis pod egzemplarzem umowy, a następnie przekazała go drugiej stronie, który ta podpisze w formie elektronicznej? Czy też bardziej właściwe byłoby odwrócenie kolejności i uprzednie podpisanie elektroniczne, a następnie wydrukowanie i złożenie podpisu własnoręcznego przez kontrahenta. Każde z powyższych rozwiązań jest błędne.

W takiej sytuacji rekomendowane jest niezależne podpisanie „swojego” egzemplarza umowy przez każdą ze stron w odpowiedniej formie, a następnie przekazanie tego egzemplarza drugiej stronie. Taka umowa zostanie zawarta z chwilą wymiany pomiędzy kontrahentami pliku elektronicznego zawierającego treść umowy podpisaną przez jedną ze stron przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz papierowego egzemplarza umowy podpisanego własnoręcznie przez drugą stronę.

[1] ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r., poz. 1610)